“Ten en mente que tu propósito y tu plan para lograrlo puede ser modificado de vez en cuando… lo importante es que comprendas el significado de trabajar siempre con un objetivo en mente y con un plan bien estructurado”.
Napoleón Hill, escritor estadounidense
En el mundo y ambiente de negocios, tan ferozmente competitivos, debe existir una relación e interacción muy fuerte entre los productores y sus clientes. Esto significa que para producir bienes y/o servicios de calidad, según los requerimientos del cliente, y cumplir con despachos de pedido a tiempo y de forma rápida, la empresa debe mantenerse cerca de sus proveedores y sus clientes. En orden de lograr estos buenos despachos, bajar los tiempos morosos y perdidos dentro de la producción y mejorar la eficiencia y efectividad de su andar, los productores necesitan tener una administración y, más que eso, una planificación y sistema de control eficiente que permita una muy buena sincronización y planificación en todo el proceso de organización. Hoy, sin embargo, el desafío es intenso y requiere una fuerte integración en la cadena de valor. Enterprise Resource Planning es una herramienta de estrategia, que equipa a la empresa con las capacidades y recursos necesarios para integrar y sincronizar las funciones asiladas en un proceso continuo de negocios en miras de ganar una competitividad en el turbulento ambiente de los negocios.
Un poco de historia
Tradicionalmente las empresas multinacionales, con presencia en diferentes países, tenían que enfrentarse al permanente problema de la grave inconsistencia informativa entre sus afiliadas y la dificultad de consolidación, tanto de sus operaciones como de sus cuentas para el conjunto de empresas y países. La única solución provisional era la utilización de software diferente en cada país y desarrollar otro software de consolidación hecho a la medida que requería tremendos esfuerzos de actualización y que no daba nunca resultados eficaces, al tener que integrar los datos de diferentes programas sin similitud intrínseca. Era por tanto casi imposible obtener la deseada homogeneización.
Esta situación experimentó un cambio hace ahora algunos años, cuando la empresa alemana SAP ofreció un sistema de software empresarial en forma de piezas sin terminar, que podían agruparse de diferentes maneras mediante tablas de conexión y que, aunque con un alto grado de esfuerzo de ajuste, podían combinarse y formar un sistema válido para adaptarse a las necesidades de un país determinado, (ajustándose a las leyes, costumbres operativas e idioma de dicho país), y volviendo a combinar las piezas con otro acabado y otras tablas de conexión, podía conseguirse un sistema también válido para otro país. Esto era justamente lo que estaban necesitando las grandes corporaciones multinacionales para desterrar la heterogeneidad de los sistemas instalados en los distintos países y disponer de un sistema que permitiera tener, en cada afiliada de cada país, un software que aun siendo diferente al de las otras afiliadas, quedara integrado en un único sistema en cuanto a la información y al tráfico de bienes y servicios dentro de la logística de la empresa multinacional. Parecía que esta iba a ser la solución. Pero quedaba sin resolver el problema de la implantación y puesta en marcha de estos sistemas que requerían personal experto en el uso de los procedimientos de adaptación a las necesidades de la empresa y los condicionantes de cada país de operación.
El acierto de SAP consistió en tomar a las organizaciones de consultoría más grandes del mundo (Andersen Consulting, Arthur Andersen, Price Waterhouse, KPMG, Coopers, etc), que ya eran las consultoras de estas multinacionales, como sus agentes de venta e implantación. Era la única solución, pues su software se compone de piezas inacabadas que debe adaptar e interconectar en cada caso personal experto, lo cual genera la necesidad de un trabajo de alta especialización proporcionado por dichas firmas consultoras, con valores añadidos sobre el software original que, por lo general, representa un coste de entre tres y siete veces el valor del software original. Cifrando un ejemplo, puede decirse que una instalación de SAP cuyo software cuesta 5 millones de dólares, suele ir acompañada de una consultoría con un coste de 15, 20 o incluso 30 millones de dólares. Pero a pesar del alto coste involucrado, las ventajas de disponer de un único sistema de información para el conjunto de las diferentes afiliadas fue paulatinamente decantando las decisiones empresariales hacia la aceptación de esta solución dando lugar a lo que se ha llamado el mercado de soluciones ERP para las empresas. Y cuando algunas de las principales empresas Fortune 500 anunciaron su decisión de implementar software ERP de SAP, otras compañías de software empresarial (Oracle, PeopleSoft, JDEdwards, Baan) se lanzaron a promocionar y perfeccionar sus propios desarrollos para estar presentes en este nuevo (o mejor dicho, revitalizado) mercado.
Modelos del sistema ERP
Hoy se ha extendido de manera notable la implantación y uso de software ERP, no sólo entre las empresas multinacionales necesitadas de un sistema complejo y homogéneo para los diversos países, sino también entre las empresas de ámbito nacional sin necesidad de consolidación informativa y operativa. Pero como suele ocurrir en tantos otros ámbitos, también aquí puede decirse que no existe (o al menos aún no se ha encontrado) una solución única que al mismo tiempo sea la óptima para todo tipo de empresas (multinacionales y nacionales, grandes y pequeñas, simples y complejas, etc.), pues por ejemplo, las ventajas aludidas de la homogeneización internacional, se tornan inconvenientes por su complejidad de instalación y su coste para empresas no necesitadas de dicha integración multinacional. Estas empresas, por el contrario, necesitan un software ERP que sea mucho más ágil, de implantación más rápida y de coste más moderado, sin perder por ello ninguna de las funcionalidades operativas e informativas necesarias para su buena marcha.
Para ayudar a efectuar un análisis afectivo de la solución idónea, según el tipo de empresa que vaya a utilizar el ERP, se definen tres modelos de sistemas, atendiendo al grado de definición funcional del mismo:
1) Herramienta. Se entiende por herramienta un sistema que no es el producto terminado, pero que puede producirse mediante su uso, lo cual en general implica el desarrollo de programación específica. La herramienta más simple es «lápiz y papel», ya que en teoría, con ella puede comenzarse desde cero una programación que en su momento se convertirá en un producto capaz de funcionar totalmente de acuerdo con las necesidades del usuario, es decir, en una aplicación a la medida. Naturalmente eso es impracticable y por tanto al hablar de herramientas, nos referimos a sistemas muy sofisticados que permiten utilizar rutinas ya confeccionadas y que proporcionan un lenguaje de programación de alto nivel para añadir código (programación) de manera muy eficiente y rápida con vistas a cumplir con los requisitos buscados.
2) Aplicación parametrizable. Se llama así a un desarrollo que incluye las funcionalidades empresariales totalmente terminadas y listas para trabajar, con capacidad de ajuste a necesidades mediante la definición de parámetros. En teoría éste es el sistema ideal, ya que supuestamente contiene todas las posibilidades de uso ya programadas, requiriendo simplemente la indicación de los procedimientos y datos que se quieren usar o no mediante una tabla de parámetros que recorre toda la aplicación. Una vez determinada la parametrización, el sistema queda listo para trabajar de manera ajustada a las necesidades del usuario sin necesidad de programación adicional. Pero desgraciadamente la realidad no es tan lisonjera. Es imposible contemplar y programar de antemano todos los posibles procedimientos que cualquier empresa pueda necesitar, y aunque fuese posible, la cantidad de programación de base que habría que instalar en cada caso sería demasiado grande e inoperativa. Por eso, las aplicaciones parametrizables llegan hasta un cierto punto que se considera suficiente para evitar la programación adicional, pero en general, sin cubrir todo el espectro de necesidades.
3) Aplicación fija. Es la que lleva ya la programación terminada con los procedimientos preconcebidos e inmutables. Es la más económica, si se tiene en cuenta el nulo coste de adaptación, pero también es la más rígida, al no permitir variaciones sobre el diseño original.
Todos los sistemas ERP tienen algo de los tres modelos. Así, algunos sistemas son fundamentalmente herramientas que requieren programación adicional, aunque también tienen partes ya totalmente definidas (aplicación fija), y otras parametrizables (aplicación parametrizable). Otros sistemas son básicamente aplicaciones parametrizables, aunque con algunas partes fijas y la posibilidad de añadir procedimientos (herramientas), pero en general, no de modificar los existentes. Por último, hay sistemas que son aplicaciones fijas, si bien, en general se permiten algunas parametrizaciones, y ocasionalmente, por vía externa, cierta posibilidad de añadir programación (herramienta).
Aspectos analíticos de los modelos del sistema ERP
En la Figura Nº1 se muestran los tres modelos de ERP definidos aquí en donde puede verse que cada modelo es más idóneo para ciertas demandas y menos para otras. En concreto se analizan 6 aspectos analíticos. Son los siguientes:
Adaptabilidad. Mide la capacidad de adaptación del software a las necesidades del usuario. Es probablemente el aspecto más importante, ya que una buena adaptación a las necesidades empresariales es requisito indispensable para su eficacia.
Seguridad. Mide el nivel de funcionamiento correcto de la aplicación a lo largo de todas sus funcionalidades. Es tan importante como la adaptabilidad, pues por muy buena que sea ésta, si no se ha conseguido una seguridad de funcionamiento, todo queda perdido.
Economicidad. Se define como el inverso del coste, (E=1/C), llamando coste al conjunto de desembolsos necesarios para que la aplicación quede terminada y operativa. Incluye, por tanto, no sólo el coste del software básico o estándar, sino también el de consultoría, implantación, puesta en marcha y formación.
Rapidez de implantación. Se define como la inversión de tiempo en implantación, (R=1/T), llamando tiempo de implantación al que media entre la fecha de adquisición del software y la de puesta en marcha ya ajustada al usuario. Este aspecto está directamente relacionado con el de economicidad, ya que una aplicación que se implanta rápidamente, resulta más económica al disminuir el coste de consultoría e implantación, y además, el software de las aplicaciones con implementación rápida, suele ser también significativamente más barato.
Facilidad de actualización. Mide la facilidad y seguridad con que el usuario podrá disponer de las nuevas y actualizadas versiones del fabricante del software, y está muy ligado con el grado de estandarización de la aplicación. Por ejemplo, si la casa de software suministra un lenguaje de la programación con el que el usuario o su consultor confeccionan programación adicional, ésta no podrá ser actualizada por la casa de software, que naturalmente no conoce el contenido de dicha programación.
Por el contrario, si la casa de software ha preparado la aplicación con componentes reutilizables, que son conjuntos de funciones ya preparadas que el usuario elige y combina entre sí para añadir programación, pero sin escribir código mediante lenguajes, las actualizaciones futuras de la casa de software son automáticas, pues al suministrar la actualización de los componentes, actualiza inmediatamente todo lo que se ha confeccionado con ellos.
Este aspecto de la facilidad de actualización no suele valorarse en su verdadera importancia, que es mucha. En efecto, cuando ya se lleva un tiempo trabajando correctamente con una aplicación, no es aceptable ver que no van a poder incorporarse los nuevos adelantos tecnológicos, porque no pueden ser integrados en la aplicación, al haber perdido estandarización por tener programación adicional a la medida. Este fenómeno ha sido puesto de manifiesto a un alto coste con la llegada del euro, que al obligar a revisar gran parte de la programación de los ERP, ha descubierto la imposibilidad de actualizar al euro los programas que contenían programación propia del usuario, como ha sucedido con conocidas casas internacionales de software (del tipo Herramienta) y que están teniendo grandes problemas con su conjunto de clientes hasta el punto de arriesgar su propia supervivencia.
Internacionalización. Mide la capacidad de utilizar el mismo sistema, aunque con las necesarias adaptaciones, a otros países con diferentes idiomas, legislaciones y costumbres operativas. Este aspecto no es importante para empresas que no necesitan la consolidación internacional de información y operaciones, pero puede ser muy importante en corporaciones multinacionales que otorgan preeminencia a este aspecto. Se trata pues de una característica de aplicación discrecional y no general.
Teniendo en cuenta estas categorías, se desprende lo siguiente:
- Los dos aspectos más importantes, adaptabilidad y seguridad, se distribuyen de manera diferente entre los tres modelos: herramienta, aplicación parametrizable y aplicación fija. En la herramienta (que llamaremos HE), la adaptabilidad alcanza su mayor grado, aunque la seguridad puede ser baja debido a que puede haber mucha programación adicional efectuada por el usuario o sus consultores, que puede contener defectos o no integrarse bien con la parte standard. Esto es lo contrario de lo que ocurre con la aplicación fija (que llamaremos AF), que ofrece una alta seguridad por ser un desarrollo standard, pero una adaptabilidad casi nula. Por ello, la mejor opción es sin duda la aplicación parametrizable (que llamaremos AP), pues a su alta seguridad, por tratarse de una aplicación ya funcional, añade un alto grado de adaptabilidad, menor que en el caso de la HE, pero muy superior a la AF.
- El aspecto internacionalización llega a un alto nivel sólo en la HE, ya que requiere un importante trabajo de adaptación para ajustarse a los diversos países que sólo resuelve completamente la programación adicional. La AP puede llegar a cubrir parte de las necesidades de internacionalización, pero siempre será necesario algo de programación adicional. La AF no puede apenas cumplir con esta exigencia.
- El aspecto facilidad de actualización es muy bajo en las HE, debido precisamente a la existencia de programación propia local que requiere sus propios procedimientos de actualización al margen, en coordinación con la parte básica o standard del sistema. No obstante, tanto en las AP como en las AF, este aspecto se cumple en un alto grado.
- Los restantes dos aspectos: economicidad y rapidez de implantación van muy unidos, pues la parte más importante del coste va asociada a los trabajos de consultoría necesarios para la implantación del sistema. Como puede verse, tanto las AP como las AF alcanzan altos grados de aceptabilidad en ambos parámetros, pero son aspectos negativos de las HE que no pueden evitar el coste adicional.
Características generales
Un sistema ERP no es solamente una integración de varios procesos organizacionales. Cualquier sistema debe poseer un mínima cantidad de características para ser calificado como una verdadera solución para el tema ERP. Estos aspectos básicos son:
Flexibilidad. Un sistema ERP debe ser flexible para responder a las necesidades cambiantes de las organizaciones. La tecnología cliente-servidor permite que ERP corra entre varias bases de datos a través del ODBC (Open Data Base Connectivity).
Modular y abierto. El ERP debe tener una arquitectura de sistema abierto. Esto significa que cualquier modulo pude ser separado o interceptado en cualquier momento que sea necesario, sin afectar a los demás módulos. Debe soportar plataformas de múltiple hardware al igual que la implantación de third party (terceros) .
Comprensivo. Debe ser capaz de soportar una variedad de funciones organizacionales y ha de adecuarse a un amplio rango de empresas.
Más allá de la compañía. No debe estar amarrado sólo a los límites de la compañía, sino que tendrá que permitir conectare a otras entidades de la organización.
Los mejores procesos de negocios. Debe contener una colección de los mejores procesos para negocios aplicables mundialmente.
Simular la realidad. Debe simular la realidad del proceso del negocio en la computadora. Por ningún motivo, debe controlar más allá del negocio y debe asignar responsabilidad a los usuarios detrás del sistema.
Costos. La implementación de un ERP tiene fama de ser un proceso lento y costoso. Sin embargo, en la actualidad existen opciones para todos los presupuestos. Eso sí, debes tener en cuenta los distintos elementos que influyen en el coste total de implantar un ERP y que analizamos a continuación:
Cuando una empresa considera implementar un sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), una de las primeras preguntas que suelen plantearse es: “¿Cuánto va a costar?”. Esta es una pregunta justa. La implementación de un sistema para toda la empresa integrada de contabilidad y negocios es una inversión importante, y aunque hay muchas variables para tener en cuenta a lo largo del proceso, puede ayudar a tener una idea general de qué esperar.
Las siguientes directrices se aplican a la mayoría de pequeñas y medianas empresas que buscan implementar un sistema ERP.
Tipo de empresa y número de usuarios. No todas las empresas tienen los mismos requisitos de su sistema ERP. Por lo general, una empresa fabricante mediana requerirá una mayor complejidad que una compañía profesional de servicios de tamaño similar. Como la mayoría de los sistemas ERP tienen un precio en función del número de usuarios concurrentes y el nivel de acceso que cada uno de ellos requieren del sistema, las empresas deben esperar pagar alrededor de, por ejemplo, $ 4 000 por usuario concurrente para una compañía fabricación o una empresa de distribución complejo, y alrededor de $ 2 000 por usuario concurrente de un servicio profesional o empresa de distribución de luz. Las licencias adicionales para los usuarios que sólo requieren acceso limitado al sistema, tienen un precio de unos pocos cientos de dólares por usuario con nombre.
El software de terceros. Los productos de software de terceros están a menudo disponibles para extender el software ERP o mejorarlo con aplicaciones a la medida para una industria específica o las necesidades concretas de los procesos de negocio. Los add-ons de terceros típicamente representan del 10% al 35% del coste del software en general.
Los costos de implementación. Hay muchos factores que influyen en el coste real de aplicación: industria de la compañía, tamaño de la empresa, volumen de transacciones previstas, alcance y complejidad de la implementación y el número de terceras integraciones, por nombrar unos cuantos. La mayoría de los costes de implementación se calculan sobre la base de una relación de servicios de software . Cuanto más la empresa de implementación del sistema ERP pueda operar por su cuenta sin depender de proveedores externos, cuanto la relación software-a-servicios puede llegar a ser de 1 a 1. En la mayoría de las empresas de tamaño medio y complejidad, sin embargo, es más común ver software para servicios proporciones de 1 a 1,5 o 1 a 2,5.
Personalizaciones. Muy pocos Sistemas ERP pueden ser instalados y usados out-of-the-box. Por lo tanto, la mayoría de las empresas requieren algún nivel de personalización para integrar el software ERP en su flujo de trabajo. La cantidad de programación, pruebas y formación están directamente relacionadas con el tamaño y alcance del esfuerzo.
El resultado final. Para una típica empresa de tamaño medio, el software y el coste total de los servicios oscilarán, por ejemplo, entre $ 150 000 y $ 750 000. Los costos de hardware e infraestructura suelen abordarse por separado, y por lo general estas estimaciones suponen una aplicación on-premise (en premisa), en lugar de una solución alojada o suscripción. Es cierto que este análisis arroja una amplia gama de precios, pero debería ayudar a las empresas que están comenzando el proceso de evaluación para comprender los factores que influyen en el costo de su proyecto de implementación de ERP. Además, debe impulsarse a las empresas a evaluar cuidadosamente las estimaciones que están muy por debajo o por encima de los rangos aquí descritos para asegurar que no hay costos ocultos y que la empresa está recibiendo el mejor valor de negocio, mientras trata de minimizar costos y riesgos.
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