Módulo de Ventas
Administración de Ventas
GM3s ERP Software satisface las necesidades de tu empresa y se adecua al proceso de tu negocio, para que las operaciones sean más agiles y realices más transacciones cada día en cualquier modelo de venta, para que se incrementen tus ventas y ganes más utilidades.
1.- Configura tu Sistema GM3s ERP Software
Mediante configuraciones al sistema puedes convertir las políticas de tu empresa en reglas de negocio que se respetan y no hay forma que se desvíen o se violen. En ellas se puede activar o desactivar funciones específicas, restringir accesos a modificar precios y descuentos, hacer que ciertos documentos no avancen el proceso hasta que alguien con permiso los analice y autorice, asignar listas de precios a cada Serie de facturación o cliente para que nadie altere tus precios y tu margen de ganancia establecido por ti.
El sistema GM3s ERP Software opera con Series de Facturación, a cada una se le pueden dar configuraciones diferentes y manejar solo ciertos Documentos para que el proceso se adapte a diversas formas de vender como son:- Venta a Mayoristas
- Punto de Venta al público en tienda o exposiciones (remisiones y facturas en ticket y/o PDF)
- Tiendas en línea
- Venta en ruta
- Levantamiento de pedidos en ruta o exposiciones
2.- Captura catálogos de Clientes y políticas de venta de artículos
El catálogo de clientes puede ser importado en segundos desde una plantilla de Excel, con todos los datos principales fiscales, direcciones, sucursales, direcciones de sucursales. Adicionalmente se le pueden capturar datos básicos:
- Dirección Fiscal
- Direcciones de entrega
- Sucursales y sus direcciones de entrega
- Directorio de contactos del cliente
- Correo y/o correos de envío de facturas
- Descuentos por cliente
- Adjuntar archivos: documentación importante para el archivo del cliente como contratos, pagares, RFC, Estados de cuenta.
- Numero de cliente CIE, para detectar sus depósitos desde la importación de un layout del banco
- Propiedades Financieras: para agilizar la facturación, con posibilidad de cambiarlas a petición del cliente al momento de facturar.
- Cuenta de la cual deposita usualmente
- Banco del cual deposita usualmente
- Método de pago usualmente
- Método del pago del SAT
- Forma de pago del SAT
- Uso de CDFI del SAT
- Requisitos de facturación
- Requisitos de logística.
3.- Genera Documentos
Se puede realizar cualquier combinación entre estos documentos:
- Cotización
- Pedido
- Remisión
- Devolución
- Orden de servicio
- Orden de alquiler
Y documentos Fiscales como son:
- Factura, Factura de anticipo, Factura de venta al público (suma de remisiones diarias)
- Anticipo de pago
- Compensación
- Complemento de pago
Cada documento:
- Puede ser importado, copiado, realizado manual, impreso, autorizado, surtido o surtirlo parcialmente, cancelado, eliminado.
- Puede ser impreso en formatos estándar o personalizados en PDF.
- Le hacemos la vida más fácil al usuario, ya que puede importar partidas desde un archivo de Excel y generarlo en segundos, lo que hace inmediato hacer cotizaciones, pedidos, remisiones o facturas.
- Cada usuario de acuerdo a sus permisos podrá modificar o no, precios o descuentos, hacer promociones, regalos y también en base a sus permisos podrá o no ver costos y utilidades, lo que garantiza que solo personas autorizadas puedan evaluar utilidades y autorizar el proceso.
- Contiene un centro de mensajes para que todo lo relacionado al documento entre los diversos usuarios quede registrado.
- Se pueden adjuntar archivos en los formatos más comunes, Excel, Word, Power Point, BMP, JPG, PDF etc. estos quedan en base de datos y refuerzan el proceso de venta, ya que pueden ser evidencia de aceptación de condiciones, recibo de mercancía, etc.
- Guarda el tiempo de elaboración de cada uno, lo permite evaluar la productividad de cada usuario y compararlo contra otros.
- Tiene un tracking hacia atrás y/o adelante que nos dará el tiempo de proceso de ventas de cada operación lo que permite evaluar a la empresa y cada día mejorar los tiempos de proceso, todo esto encaminado hacia una mejor atención al cliente y un proceso de certificación de calidad.
- Tener un catálogo que nos muestre del total de documentos pendientes de avanzar al siguiente proceso: ejemplo Backorder de pedidos pendientes de surtir.
- Se pueden exportar todas las partidas para analizar y enlazarlo con otros sistemas.
4.- Afectaciones a otros módulos:
- Afecta la existencia de la bodega configurada para la serie de facturación (remisión o Factura)
- Cada documento surte el documento anterior ejemplo Pedido Surtido -> Factura.
- Crea la cuenta por cobrar del cliente
- Disminuye el crédito disponible del cliente
- La factura CFDI se timbra y se envía a los correos configurados del cliente via mail
- Si el cliente lleva Addenda se timbra y mediante el PAC se genera la Addenda y se envía al cliente
5.- Analiza tu información en sistema.
5.1 Análisis x Documentos:
De todos los documentos en su catálogo correspondiente, se pueden reportar información y exportar a Excel:
- Cantidad de documentos realizados, importe de los documentos.
- Filtrados por cualquier campo: cliente, serie de facturación, agente, proyecto, etc.
- Importe de ventas, costos y utilidades.
- Tiempo promedio de creación del documento.
- Usuario que realizo y modifico.
De cada una de las partidas que forman los documentos se puede analizar: backorder ventas, utilidades, piezas y consolidar por:
Ventas por cliente, agente, serie de facturación, tienda o sucursal, agente de ventas, articulo, proyecto y cualquier agrupador de características que contenga el artículo. Siempre con la seguridad y la personalización por cada usuario.
Todo esto y más para que controles a tus vendedores, analices tus resultados, mejores tus procesos de venta, eleves tus ventas e incrementes tus ganancias.
5.2 Análisis en Estado de Resultados
De inmediato y en tiempo real tienes esto de forma: anual y mensual:
| Anual | Mensual | ||
|---|---|---|---|
| Ventas: | $ 1,250,000 | Ventas: | $ 100,000 |
| Costo: | $ 750,000 | Costo: | $ 70,000 |
| Utilidad Bruta: | $ 500,000 | Utilidad Bruta: | $ 30,000 |
| Gastos: | $ 150,000 | Gastos: | $ 14,000 |
| Utilidad Neta: | $ 350,000 | Utilidad Neta: | $ 16,000 |
5.3 Análisis en Reporte Gerencial
| - | |
|---|---|
| Ventas del año: | $ 1,250,000 |
| Ventas del mes: | $ 100,000 |
| Ventas de ayer: | $ 35,000 |
| Ventas de hoy: | $ 9,000 |
Y lo mismo de Utilidades, Compras, Gastos, Cuanto vale el inventario por cada bodega, cuanto hay de cuentas por cobrar, Cuanto hay de cuentas por pagar y cuanto hay bancos
5.4 Análisis en el Módulo de inteligencia de negocios:
Apoyado de Qlik Sense tendrás el análisis de tu información de forma gerencial en tiempo real y sin hacer nada, con esto evitas tiempo de usuario generando reportes, la información siempre esta al dia y puedes tomar decisiones con información verídica, grafica, segmentada, comparada y con los indicadores necesarios para cada una de tus áreas.
Así los usuarios serán mas eficientes y todo el tiempo estarán monitoreando la información y no esperarse al cierre de mes para empujar las ventas, siempre podrán ver la gráfica de Pareto de clientes o artículos, la existencia, los productos mas vendidos, los menos vendidos, el rating de surtido de pedidos y mucho más.