Sistema Administrativo ERP: tu eficaz herramienta de gestión

Un sistema administrativo como el que te ofrece GM3s ERP Software puede ser tu mejor aliado en la gestión de tu empresa, agilizando tus procesos administrativos y permitiéndote controlar tu información, entre muchos otros beneficios para tu negocio.

Con el fin de tomar decisiones eficaces y lograr los resultados que se esperan, las empresas requieren de sistemas informáticos para llevar a cabo sus tareas diarias de gestión. Pero ¿qué es un sistema informático? Es un conjunto de elementos interrelacionados que interactúan entre sí para realizar las funciones de entrada, almacenamiento, procesamiento y salida de información crucial para la administración de una compañía. Tales componentes son básicamente tres: el físico, el lógico y el humano.

El componente humano es el grupo de personas que participan en el diseño, desarrollo, dirección, implementación y aprovechamiento de un sistema informático.

El componente físico (hardware) es el equipo informático, es decir, las computadoras conectadas entre sí y a otros dispositivos.

El componente lógico (software) son los programas y aplicaciones informáticas que permiten controlar y operar el hardware para llevar a cabo diferentes tareas.

El software es fundamentalmente de dos tipos:

• Software de base: También denominado sistema operativo, que es el conjunto de programas necesario para que el hardware funcione.

• Software de aplicación: Conocido también como suite o paquete de aplicaciones, es en sí mismo un sistema o conjunto de programas para realizar funciones específicas (procesamiento de textos, hoja de cálculo, base de datos, etc.)

En esta última categoría destaca el software de gestión empresarial o sistema administrativo, como se denomina al
conjunto de programas y aplicaciones que, de manera eficiente e integrada, permite automatizar, planear, ordenar, controlar y evaluar los distintos procesos administrativos de una organización, como compras, ventas, contabilidad e
inventario.

Un sistema administrativo consta de distintos módulos (programas y aplicaciones), cada uno de los cuales permite realizar las distintas operaciones de los procesos de gestión, desde la entrada de información hasta la obtención
de resultados. Tales operaciones o subprocesos pueden ser desde levantar y enviar un pedido, generar la factura de compra y emitir un recibo de cobro, hasta registrar los ingresos y egresos para un balance, y controlar inventarios,
entre otras tareas. Ello tanto para pequeñas y medianas empresas (pymes), como para grandes compañías, instaladas físicamente y/o en línea, ya sea un solo establecimiento o una red de sucursales.

En otras palabras, el propósito de los sistemas administrativos es concentrar la gestión de una empresa en un mismo sistema informático para contribuir al crecimiento y competitividad de la organización.

Tipos de sistemas administrativos

De acuerdo con la actividad que se requiera llevar a cabo, los sistemas administrativos se clasifican en:

Operacionales: Planean, procesan, ejecutan y reportan la información que se replica constantemente en la gestión de la empresa.

Directivos: Su objetivo es conseguir la máxima eficiencia ejecutiva a través de la eficacia.

De control: Son mecanismos utilizados para que un sistema funcione de acuerdo con los objetivos establecidos.

Informativos: Procesan datos y elaboran reportes que permiten tomar una decisión acorde con los objetivos previamente establecidos por la organización.

Según el ámbito donde se lleve a cabo su implementación, los sistemas administrativos más utilizados son los siguientes:

Sistema de apoyo a la toma de decisiones (DSS, por sus siglas en inglés, decision support system): Sistema informático diseñado para usarse por parte de una gerencia, a fin de contribuir al proceso de toma de decisiones para solucionar problemas y con ello establecer las directrices para seleccionar la mejor opción, además de facilitar la comparación en decisiones futuras.

Sistema de control de procesos de negocio (BPM, business process management): Son los sistemas encargados de monitorear, controlar y gestionar cualquier proceso de industrialización. Utilizan sensores electrónicos conectados a computadoras para hacer un monitoreo directo del proceso de la maquinaria.

Sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP, enterprise resource planning): Permite a la empresa gestionar la gran cantidad de información que circula dentro de la misma. Su mejor característica es que no es de uso específico para un ámbito, sino que cubre gran parte de los áreas de la compañía.

Sistema de información ejecutiva (EIS, executive information system): Es el sistema encargado de proporcionar acceso inmediato a toda la información que genera la empresa. Está información se genera en un formato de fácil visualización.

Sistema de procesamiento de transacciones (TPS, transaction processing system): Su principal función es gestionar lo relacionado con el nivel operacional de la organización, es decir, almacena y procesa todas las transacciones que se realizan durante la jornada, las cuales son necesarias para el funcionamiento de la empresa.

Sistema de información de gestión (MIS, management information system): Su característica más importante es la capacidad de generar reportes, los cuales serán de utilidad para la gestión operativa. Además, lleva el control de las actividades del proceso de transacciones que realizan los niveles administrativos.

Sistemas administrativos ERP

Sobresale entre los sistemas administrativos el ERP, pues no sólo sirve —como su nombre
lo indica—, para la planificación de recursos, sino que abarca e integra todos los procesos y subprocesos de la gestión empresarial: desde compras, ventas, inventario y contabilidad, hasta cuentas por cobrar y por pagar, gastos y tesorería, entre otros.

Dependiendo de cada empresa, los ERP tienen diversas funcionalidades y abarcan diferentes áreas; sin embargo sus principales características son:

Integración de la empresa: Abarca las áreas de la empresa, integrándolas en un solo proceso, facilitando las tares y
llevando un óptimo control de las mismas.

Operaciones en tiempo real: Dada la rapidez con lo que deben realizarse los procesos en una organización, los
problemas se identifican y solucionan con mayor velocidad.

Base de datos en común: Permite registrar la información una sola vez, y el acceso a los mismos por todas las áreas de la empresa, omitiendo datos duplicados e inservibles.

Beneficios y ventajas de los sistemas ERP

Algunos de los beneficios más sobresalientes de los ERP, agrupados en categorías, son:

Empresariales:

• Mejora tus procesos internos y optimiza tus recursos.

• Eleva tus ventas.

• Disminuye tus gastos y mejora tus costos.

• Permite gestionar el desempeño de tu personal, para incentivarlo.

• Te facilita la visualización de esquemas de negocio.

Personales:

• Aumenta el tiempo de calidad con tus seres queridos.

• Te permite alcanzar metas establecidas más rápida y fácilmente.

• Te brinda la posibilidad de emprender nuevos giros de tu negocio.

• Te permite ser innovador y creativo, sin límites.

• Controla tu negocio desde cualquier lugar con acceso a Internet.

Tecnológicos:

• No gastas en infraestructura.

• No necesitas instalar nada en tu computadora o smartphone.

• No requieres de una computadora de escritorio (PC), la puede utilizar perfectamente con un smartphone y conexión a Internet.

• Tu información en la nube es de acceso libre y está totalmente segura.

• Tienes el respaldo de tu información en tiempo real.

Ahora bien, otros beneficios específicos que un sistema ERP puede aportar a tu empresa son los siguientes:

Optimización de los procesos de gestión: La relación entre la información y las áreas de cada empresa agilizan el proceso, permitiendo mejorar el desempeño de ésta.

Mejora de la toma de decisiones: El tener la información organizada ayuda a los directivos a la toma de decisiones, reduciendo notablemente los tiempos de respuesta.

Seguridad de la información: La información de la empresa se encuentra en bases de datos, con acceso protegido y restringido por el administrador. Dicha información también se halla en la nube, protegida.

División por módulos: Para cubrir las necesidades de la empresa los sistemas ERP se dividen en módulos adicionales para ser desplegados o incorporados en cualquier momento.

Adaptable a las necesidades: El ERP debe adaptarse y configurarse según las necesidades reales de la empresa. Por ello debe determinarse su actividad principal y sus procesos.

Mayor control: Cualquier interacción con el ERP queda registrado en el historial, teniendo el seguimiento preciso de cada cambio.

Automatización de tareas: Teniendo los procesos establecidos, el ERP automatiza las tareas para reducir la dedicación de recursos y tiempos.

Otras ventajas del ERP para tu organización:

Información de la empresa disponible en la plataforma
Integración de distintas bases de datos en un solo programa.
Ahorro en tiempo, esfuerzo y costo
Mayor competitividad de la organización
Planificación de futuros escenarios
Mejora notable de la comunicación interna

Tipos de ERP

De acuerdo con el tamaño y la complejidad de las empresas en donde se implementan, en la actualidad, los ERP se clasifican en los siguientes niveles:

Nivel 1. Dan soporte a grandes empresas u organizaciones que operan a escala global y ofrecen variedad de idiomas y diversidad de ubicaciones. Sus principales representantes son Oracle, Microsoft y SAP.

Nivel 2. Ayudan a grandes empresas que pueden operar en múltiples países, pero carecen de alcance global. La mayoría de estas organizaciones tienen reconocimiento internacional, pero carecen de la presencia a gran escala que tienen las del Nivel 1.

Nivel 3. Dan soporte principalmente a medianas empresas. La mayoría gestiona en varios idiomas y divisas para conseguir relaciones comerciales puntuales.

Nivel 4. Están orientadas fundamentalmente a pequeñas y medianas empresas, y sus principales áreas de desarrollo son la contabilidad y la producción.

¿Qué es SaaS?

El software como servicio (SaaS, por sus siglas en inglés, software as a service) es un modelo de prestación de software de aplicación en la nube para implantar sistemas administrativos en las organizaciones, suscribiéndose de forma accesible a los módulos requeridos, sin necesidad de comprar una licencia completa.

Dicho en otras palabras, se paga una cuota mensual a un proveedor de software en la nube para poder utilizarlo, accediendo a él a través de Internet.

El servicio consiste en una moderna suite o paquete en la nube que ofrece un software completo para todos los procesos de la empresa, pero de tal modo que sólo sea necesario suscribirse a las aplicaciones SaaS que requieran las diferentes áreas de la organización. Tal es el caso del plan MI GM3s que ofrece Global Management Software.

Implementación de los sistemas ERP

La implementación de los sistemas ERP debe ser una actividad planificada y aceptada por todos los miembros de la empresa, desde los directivos hasta los mandos medios de cada área, apoyados en un sistema informático cuyos cuatro pilares son:

Hardware. Se trata del equipo de cómputo, estaciones de trabajos, etc., necesarios para instalar y operar el sistema ERP.

Software. Corresponde al propio sistema ERP mediante el cual se ingresa, almacena, procesa, distribuye y recupera toda la información de la empresa.

Servidor. Es el sitio físico o virtual donde se radica la gran base de datos donde se almacena y recupera toda la información del ERP.

Red. Consiste en el sistema necesario para conectar a todos los ordenadores entre sí con el servidor, de tal forma que un gran número de personas pueda utilizar y compartir al mismo tiempo, en cualquier lugar y hora, la información del ERP.

Así pues, gracias a esta implementación, al ERP le es posible calcular, en unos cuantos segundos, las necesidades de materiales en cantidad y fecha para la producción de un bien, partiendo de la lista de materiales y necesidades de entrega. Asimismo, es capaz de calcular y elaborar automáticamente modelos de impuestos, como el IVA o ISR, en periodos de tiempo determinados. Además, puede calcular los costos asociados a un producto, proyecto o sección, a su vez puede generar las nóminas de todos los empleados en función de las horas trabajadas, antigüedad, puesto que desempeña, etc. Todos estos reportes y muchos más son elaborados por el ERP en apenas unos segundos y con un cien por ciento de fiabilidad del cálculo.

¿Te imaginas el tiempo y esfuerzo, así como el margen de error, al efectuar todos estos procesos a la antigüita, es decir manualmente?

Algunos de las ERP con mayor presencia en el mercado mexicano son:

Calipso

Epicor

GM3s

Holded

Infor

Intelisis

Kepler

Lovis

Macola

Microsoft Axapta y Dynamics 365

Onyx

Oracle NetSuite y PeopleSoft

QAD

SAP

Softland

Techedge

TOTVS

El ERP de GM3s

Gracias al uso de software ERP, como el que ofrece GM3s, es posible disponer de módulos para gestionar cada uno de los procesos administrativos de tu empresa, de manera integral,adaptable, flexible y segura, totalmente en línea y en la nube, de fácil implementación y ágil funcionamiento, a un costo bastante accesible.

Además, en GM3s desarrollamos módulos adicionales como: Contabilidad, Control de ISO-9000, Supply-chain, CRM, Warehouse, Nomina, Recursos humanos y Presupuestos, entre otros, los cuales llegan sin costo extra a nuestros clientes. Estos módulos pueden ser activados conforme el proceso de implementación y operaciones de tu empresa lo requieran.

Asimismo, todos los módulos están interconectados, no necesitan actualizaciones, ni re cálculos, exportaciones e importaciones de información, y así las áreas de tu empresa siempre están sincronizadas y puedes trabajar con mayor precisión, facilitando a los usuarios del sistema el cumplimiento de sus funciones, para alcanzar los objetivos del negocio.

El cumplimiento de esos objetivos se comprueba a través de diversos indicadores, los cuales dan un amplio panorama
de toda la empresa y le ayudan a directivos y gerentes a tomar las decisiones necesarias en cualquier área para impulsar su crecimiento. Es así que ofrecemos sistemas informáticos para la gestión empresarial, especialmente para el crecimiento de las pymes en México.

Para conocer más acerca de nuestros productos y la demostración de los mismos, así como de nuestros servicios de implementación, capacitación, soporte técnico, actualización, consúltanos a través de las distintas vías de nuestra plataforma:

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ventas@gm3s.com.mx, contacto@gm3s.com.mx