Checa nuestra guía de llenado del CFDI 4.0, que incluye información de los Catálogos 2024 del SAT

Aquí te decimos cómo la emisión de la factura electrónica (CFDI 4.0), uno de los subprocesos administrativos clave en la gestión de tu empresa, puede optimizarse gracias al GM3s ERP Software.

¿Qué es una factura?

La factura es un documento de carácter mercantil en donde se registran los datos de la compraventa de un producto o servicio. Se trata de un tipo de comprobante que hace constar el pago y correspondiente cobro por dicha transacción. En términos prácticos, una factura impresa o factura electrónica es el documento que, por ejemplo, un vendedor expide a un cliente por una compra en su establecimiento.

¿Para qué sirve una factura?

En el caso del cliente, es el comprobante legal indispensable para cualquier operación posventa, como solicitar un cambio o devolución o presentar un reclamo; hacer válida la garantía del producto adquirido o el servicio contratado, o bien deducir el gasto de su declaración de impuestos

Para la empresa, es el documento legal donde se detallan los impuestos correspondientes a los ingresos y egresos por sus diferentes transacciones (por ejemplo, el Impuesto al Valor Agregado, IVA o el Impuesto sobre la Renta, ISR) y que deberán reportarse a las autoridades tributarias.

¿En qué parte del proceso de ventas suele ubicarse la fase o subproceso de facturación?

¿Qué es una factura electrónica?

Antes, la factura era impresa en papel y se generaba manualmente. Sin embargo, hoy en día, gracias al desarrollo de los sistemas informáticos y su aprovechamiento en los distintos procesos administrativos —como lo es la facturación—, el documento se genera de manera electrónica.

Virtualmente, la factura electrónica es un archivo codificado en el lenguaje XML, que no puede modificarse, porque contiene una cadena y sellado único para cada documento, además de que registra día, hora, minuto y hasta el segundo de cuando fue emitido. Este archivo autentificado puede guardarse en diferentes medios de almacenamiento (disco duro, CD, DVD, memoria USB, tarjeta de memoria, la nube, etc.) y enviarse a través de correo electrónico u otras vías de Internet. Además, a partir de ese archivo, es posible obtener una representación de la factura en el formato de documento portátil (mejor conocido como PDF) para visualizarla en la pantalla de cualquier dispositivo electrónico (computadora, tableta o smartphone) e incluso imprimirla.

En México, el Sistema de Administración Tributaria (SAT) establece que la factura electrónica “es la representación del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI), que está apegada a los estándares definidos en el Anexo 20 de la Resolución Miscelánea Fiscal y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos”, específicamente Internet.

Dicho en otras palabras, la factura electrónica en nuestro país es un documento digital con validez legal y que cuenta con los estándares técnicos de seguridad internacionalmente reconocidos, a fin de garantizar su integridad, confidencialidad, autenticidad, unicidad y aceptación sin posibilidad de rechazo.

¿Beneficios y ventajas de la facturación electrónica vs la facturación tradicional?

¿Qué información debe contener la factura electrónica?

De acuerdo con la Guía de llenado de los comprobantes fiscales digitales por Internet (Anexo 20), los datos requeridos en una factura electrónica (CFDI 4.0) deben responder a las preguntas qué, quién, cómo, cuándo, dónde y por qué de la operación entre el emisor y el receptor de comprobante:

Datos fiscales del receptor: Registro Federal de Contribuyentes (RFC), nombre, dirección
Datos fiscales del emisor: RFC, nombre, dirección.
Régimen fiscal en que tribute conforme a la Ley del ISR.
Si se tiene más de un local o establecimiento, deberá señalarse específicamente el domicilio en donde se expidan las facturas electrónicas.
Folio y serie (cuando aplique).
Número de folio fiscal asignado por el SAT.
Sello digital del emisor.
Lugar y fecha de expedición.
Cantidad, unidad de medida y clase de los bienes, mercancías o descripción del servicio.
Valor unitario consignado en número.

11. Importe total señalado en número o en letra,

12. Señalamiento expreso cuando la prestación se pague en una sola exhibición o en parcialidades.

13. Forma de pago (efectivo, transferencia electrónica de fondos, cheque nominativo, tarjeta de débito o crédito, etc.).

14. Número de serie del certificado digital del SAT con el que se realizó el sellado

15. Código de barras generado.

16. Número de serie del Certificado de Sello Digital (CSD) del emisor.

17. La leyenda “Este documento es una representación impresa de un CFDI”.

18, Sello digital del SAT.

19. Fecha y hora de certificación.

20. Cadena original del complemento de certificación digital del SAT.

Para ver, ampliar e imprimir en PDF esta guía de llenado, haz clic aquí.

Además, para facilitar el llenado del CFDI 4.0, el SAT publicó el 5 de junio de 2024 el Catálogo de claves y descripciones que podrás descargar de la tabla que aparece al hacer clic aquí.

¿Cómo era el proceso de facturación en la era de papel?

Este proceso de facturación tradicional tenía como inconvenientes: la lentitud y considerable falibilidad de la operación —eminentemente manual—, así como el embrollo, el alto costo (económico y ecológico) y el requerimiento de almacenaje, debido al manejo de grandes volúmenes de papel, entre otros.

¿Cómo es hoy en día el proceso de la facturación electrónica?

Gracias a los sistemas informáticos, la facturación se ha automatizado, con lo cual se ha simplificado y hecho más sencillo, rápido y eficiente este subproceso administrativo clave en la gestión de tu negocio.

¿Cuáles son tus opciones de facturación electrónica?

Para emitir facturas electrónicas, puedes utilizar la aplicación gratuita en el portal del SAT, o bien el software, con o sin costo, de los proveedores de certificación de facturas autorizados por el SAT. En cualquiera de estas modalidades, requerirás de tu e.firma (antes firma electrónica) y tu certificado de sello digital. Una vez ingresados y procesados los datos requeridos, obtendrás como resultado la factura electrónica en archivo XML y la representación del documento en archivo PDF para su almacenaje, envió e impresión.

¿Cuáles son los beneficios y ventajas de facturar con un software de gestión?

La aplicación gratuita del SAT, tan sólo te permite generar facturas y consultar las que emites y las que recibes, como un subproceso aislado del proceso cabal de tu empresa. En cambio, el software de gestión en la nube, como el que te ofrecen los sistema de planificación de recursos empresariales (ERP), te permite integrar la facturación a los procesos de tu negocio que lo requieran, como lo es el muy importante proceso de ventas.

La solución ERP consiste básicamente en automatizar la facturación, para darle un mejor seguimiento desde cualquier dispositivo de escritorio o móvil conectado a Internet, sin importar lugar ni hora. De esta manera puedes tener un mayor control de dicho subproceso: desde la entrada de los datos del cliente para facturar hasta la salida de la factura como resultado, incorporando un medio de entrega y envío inmediato de la misma, como sería el correo electrónico, e identificando y eliminando cualquier posible error en el documento antes de enviarlo.

¿Qué te ofrece el software empresarial ERP de GM3s?

El software de administración ERP que GM3s pone a tu disposición en la nube la generación de facturas electrónicas a menor costo, permitiéndote cumplir con tus obligaciones fiscales, al brindarte la posibilidad de obtener rápida y fácilmente CFDIs de ingresos o egresos, complementos de pago y sustitución de facturas, entre otras soluciones.

Al respecto, clientes satisfechos, como Salvador Ochoa, de Quesos Ochoa, ha declarado que con los módulos del software de GM3s, por ejemplo, “logramos unificar los pedidos y la facturación en línea optimizando la documentación para entregarla al área contable”.

En los diferentes paquetes, desde Mi GM3s y Micro hasta Pyme y Plus, se incluye la funcionalidad de la facturación electrónica timbrada, con el costo por timbre más bajo: 1 peso + IVA.

Para conocer más acerca de las soluciones y funcionalidades del software que te ofrece GM3s para llevar tu facturación al siguiente nivel, visita nuestra página web www.gm3s.mx o contactamos a través de las diferentes vías de nuestra plataforma:

ventas@gm3s.com.mx, contacto@gm3s.com.mx