Las 5 mejores prácticas para la gestión de efectivo en las MIPYMES

Sin importar el tamaño o giro de tu negocio, ya sea una gran compañía o una micro, pequeña o mediana empresa (MIPYME), uno de los mayores retos es sin duda el control del efectivo. Y es que, si los procesos para supervisar y regular la entrada y salida de dinero en tu organización no son eficaces, seguramente padecerá problemas de liquidez, que no sólo le impedirán lograr su misión, visión y objetivos a mediano y largo plazo, sino ante todo cumplir con sus obligaciones empresariales y compromisos financieros a corto plazo.

De acuerdo con fuentes especializadas y prestigiosas, como la Guía del director financiero para la gestión del efectivo, de Oracle, existen las 5 peores prácticas y, en contraparte, las 5 mejores prácticas de este importante proceso administrativo.

Las 5 peores prácticas en la gestión de efectivo

Ya no digamos las cinco, tan sólo una de estas malas prácticas es suficiente para crear problemas en el flujo de efectivo de cualquier empresa. Te ayudamos a identificarlas a continuación.

1. Visión limitada del saldo en cajaSi bien conocer el saldo bancario es útil, ese dato no brinda la información completa ni exacta de cuánto dinero se dispone en la empresa en un determinado momento. Esto hace complicada la gestión eficaz del efectivo, pues el área de finanzas necesita saber, con toda exactitud, qué transacciones se han liquidado y cuáles no, si el saldo actual incluye los depósitos más recientes y el pago a cobradores, entre otros datos relevantes para la toma de decisiones.

2. Previsiones inexactas del flujo de efectivo A la hora de pagar los sueldos a sus empleados y las facturas a sus proveedores, entre otros gastos, las empresas suelen no contar con el suficiente efectivo para cumplir estas obligaciones y compromisos económicos, debido a que el área de finanzas no prevé con exactitud el flujo de dinero. Entonces, se retrasan dichos pagos o para cubrirlos se recurre frecuentemente al uso de crédito y, por ende, al inconveniente endeudamiento.

3. Presupuestos inoperantesLa elaboración de los presupuestos anuales en las organizaciones suele basarse más en los resultados, beneficios o rendimientos deseados por los dueños o directivos que en información real, como lo son las cifras del flujo de efectivo, entre otros datos tanto de la propia empresa como del mercado y el contexto económico. De esta manera, frecuentemente se hace una ineficiente asignación de recursos debida a un presupuesto inoperante.

4. Descontrol de los gastosUna de las peores prácticas en los negocios es el control ineficaz de los gastos, sobre todo si se pasa del manejo absoluto de la chequera o tarjeta de pago por parte del dueño o un directivo de la empresa al manejo por parte de varias miembros del personal. Esto último frecuentemente da lugar a gastos innecesarios o excesivos, que pueden llevar al déficit en caja, la expedición de cheques sin fondos y hasta la quiebra. Para evitar tales inconvenientes, las organizaciones suelen establecer estrictos y documentados límites de gastos y rigurosos procedimientos para la autorización de los mismos. Sin embargo, si la aplicación de estas medidas es inconsistente o inadecuada, resultarán contraproducentes.

5. Falta de habilidad para la cobranzaLo ideal para una empresa sería que todos los clientes pagaran sus adeudos a tiempo y en su totalidad. Sin embargo, en la realidad, algunos —si no es que muchos— clientes son morosos. Esto constituye todo un reto para el personal de cuentas por cobrar, que no siempre tiene la habilidad necesaria para una efectiva cobranza, lo cual afecta invariablemente el flujo de efectivo.

Las 5 mejores prácticas para la gestión de efectivo

Afortunadamente, para contrarrestar cada una de las peores prácticas de las empresas con respecto a la gestión de efectivo, existe la mejor práctica. En su conjunto, estas mejores prácticas serán los cimientos sobre los cuales se podrá construir y hacer crecer con éxito un negocio. La clave de dichas prácticas es saber siempre cuánto efectivo tiene tu empresa, cuánto necesita y cuánto le adeudan.

1. Acceso a la información financiera en tiempo real“La información es poder”. Esta conocida frase significa que, si dispones oportunamente de los datos o cifras precisos acerca de un tema, aumentan las probabilidades de que tomes las mejores decisiones al respecto. Ello en cualquier ámbito de la vida, pero sobre todo en los negocios y particularmente en el proceso administrativo que aquí nos ocupa: la gestión de efectivo. Para llevar a cabo eficazmente este proceso, debes considerar la implementación en tu negocio de un sistema de planeación de recursos empresariales (ERP) en la Nube que te garantice el acceso —desde cualquier lugar y en todo momento— a datos financieros en tiempo real, como lo son el saldo, movimientos y transacciones de todas las cuentas bancarias de tu organización, a fin de tomar al instante las mejores decisiones y actuar con eficacia ante cualquier problema o situación concerniente al efectivo.

2. Previsión eficaz de las entradas y salidas de efectivo

A fin de saber en tiempo real de cuánto dinero se dispone o se podría disponer para cumplir con las obligaciones empresariales y los compromisos financieros de tu negocio, necesitas prever las futuras entradas y salidas de efectivo. Para que las previsiones sean exactas y oportunas, es recomendable que automatices el proceso mediante un sistema ERP que centralice los datos financieros actualizados y dé acceso a los mismos a quienes se encargan de hacer dichas previsiones.

3. Presupuestos sustentados en información no en resultadosSi quieres lograr un presupuesto equilibrado de las entradas y salidas de efectivo en tu negocio, debes considerar cambiar el enfoque descendente, que consiste en establecer primero la meta de resultados y luego elaborar el plan para alcanzarla, por el enfoque ascendente, que consiste en elaborar dicho plan con base en los datos previsibles del flujo de efectivo, a fin de alcanzar la meta de resultados acorde con información centralizada y accesible en un sistema ERP.

4. Control financiero total

Para evitar fraudes, errores u omisiones que pudieran afectar el flujo de efectivo en tu negocio, es conveniente que establezcas políticas y normas efectivas de control interno aplicables a todos los niveles de la organización, así como mecanismos para el estricto cumplimiento de las mismas. Los sistemas ERP ofrecen soluciones que puedes utilizar como herramientas útiles para facilitarte dicho control.

5. Cobranza eficazPor fortuna, la mayoría de los clientes pagan sus facturas a tiempo. Lamentablemente, quienes no lo hacen así son un dolor de cabeza para el departamento de cuentas por cobrar. De ahí la necesidad de un proceso de cobranza eficaz apoyado en la automatización del seguimiento puntual y consistente de dichas cuentas con el auxilio de herramientas como las que proporcionan los sistemas ERP.

GM3s ERP Software tiene el sistema de planeación de recursos empresariales que, a través de la Nube de Oracle, te ofrece las soluciones para que puedas llevar a cabo las mejores prácticas en procesos administrativos tan importantes para tu negocio como la gestión del efectivo.

Para saber más acerca de estas y otras soluciones de nuestro sistema para MIPYMES, contáctanos a través de las distintas vías de nuestra plataforma, incluyendo WhatsApp.