Evita multas del SAT, siguiendo las 10 recomendaciones para no incurrir en errores al emitir el complemento Carta Porte 3.1

Al cierre de 2023, surgieron muchas dudas por parte de los encargados de compras, logística, transportación y contabilidad, tanto de grandes compañías como de micro, pequeñas y medianas empresas (MIPYMES), acerca del complemento Carta Porte 3.1 del Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI 4.0) o factura electrónica.

Y es que, a partir del 17 dejulio del 2024, la omisión o errores al emitirlo será motivo de multas, bloqueo del certificado de sello digital o hasta penalizaciones por parte del Sistema de Administración Tributaria (SAT). Es pocas palabras, la prórroga de dos años para el cumplimiento estricto de dicha normatividad han concluido.

Para responder a esas dudas, Rafael Tiempo, gerente de Desarrollo de Nuevos Negocios de Carvajal Tecnología y Servicios, ha impartido una serie de webinars, como el titulado “Platiquemos sobre el complemento Carta Porte 3.1 y recomendaciones”, transmitido el pasado 6 de diciembre.

A continuación te compartimos las principales recomendaciones surgidas de estos seminarios virtuales, a fin de que los responsables de emitir el complemento Carta Porte 3.1 en tu organización tengan el conocimiento y la preparación para timbrar correctamente ese importante documento fiscal.

10 recomendaciones para emitir correctamente el complemento Carta Porte 3.1

1. Considera que el complemento Carta Porte 3.1, incorporado al CFDI 4.0 y que debe emitirse sin errores a partir del 17 de julio del 2024, es un requisito obligatorio para todos los transportistas que realicen operaciones de traslado de mercancías en México; su objetivo es dar un seguimiento efectivo a la carga a lo largo de la cadena de suministro, desde su origen hasta su destino final.

2. Lee toda la información de la normativa (catálogos, instructivos de llenado, preguntas frecuentes) sobre el complemento Carta Porte 3.1, teniendo claras reglas como la de que es responsabilidad de quien contrata al transportista o servicio de logística proporcionarle a éstos los datos exactos de cuál es el punto de partida de la mercancía y cuál es el punto de su destino final, cuál es el kilometraje, qué se está moviendo y qué tipo de placas porta el medio de transporte utilizado (federal o particular), a fin de timbrar correctamente.

La información del SAT acerca de esa normativa se encuentra en los catálogos e instructivos de llenado del CFDI 4.0 al que debe incorporarse el Complemento Carta Porte 3.1 y que podrás consultar haciendo click aquí.

3. Planifica anticipadamente la implementación para emitir el complemento Carta Porte 3.1, que al ser un importante documento de la normativa fiscal, debes identificar los recursos y el tiempo necesarios para dicha implementación, considerando que la prórroga del SAT para no aplicar multas y sanciones por omisión o errores al emitirlo termina el 16 de julio del 2024.

4. Capacita y supervisa al personal responsable de la emisión de facturas electrónicas en el tema del complemento Carta Porte 3.1, considerando, por ejemplo, que deben capturarse 142 nuevos campos, evitando cometer errores en la captura y revisando datos tan importantes como remitente, destinatario, mercancías trasladadas y medio de transporte, entre otros.

5. Utiliza un sistema de planeación de recursos empresariales actualizado, como GM3s ERP Software, para automatizar y facilitar la correcta emisión del CFDI 4.0, con el complemento Carta Porte 3.1, a fin de dar cumplimiento, en tiempo y forma, a la normativa fiscal.

6. Revisa a fondo el contenido de cada complemento Carta Porte 3.1, para que no tenga errores en cuanto a la mercancía, el destino de la misma o el tipo de placas del medio de transporte, entre otros.

7. Conserva las facturas electrónicas, con complemento Carta Porte 3., en un lugar seguro, para acceder a ellas fácilmente cuando se requiera, en el entendido de que son documentos fiscales que deben conservarse durante un plazo de 10 años.

En cuanto a recomendaciones específicas debidas a la diversidad en el movimiento de carga:

8. Si el transporte que usarás para mover mercancía es particular, el chofer debe estar en la nómina de tu empresa, el vehículo debe estar regulado y ser un activo de la misma. Además, tu sistema ERP debe poder timbrar un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) por la venta y un CFDI denominado Traslado con valor cero, sin impuestos y sólo con la información de lo que se está moviendo. Este documento deberás acompañarlo del complemento Carta Porte 3.1, si el recorrido es de más de 30 kilómetros, debido a algún incidente, o toca jurisdicción federal, como el Aeropuerto Internacional de la Ciudad de México.

9. Si contratas a una empresa transportista, debes investigar su objeto social, si está dada de alta en el SAT con actividades de transportista y si factura con el código de producto y servicio de flete. Si no es así, esta factura acreditada físicamente por tu empresa corre el riesgo de no ser acreditable para la autoridad fiscal.

10. Si se trata de una empresa de logística, la cual subcontrata a transportistas y, además del servicio de traslado, presta el servicio de almacenamiento, etiquetado y trazo de rutas, también debes investigar si el objeto social y el alta ante el SAT de dicha compañía se refiere a logística y si emite facturas con el código de producto y servicio de logística, no de transporte.

¿Cómo facturar con complemento Carta Porte 3.1?

Para ello puedes utilizar la aplicación gratuita del SAT ingresando aquí, con tu e.firma (si eres persona física) o con tu certificado de sello digital (si eres persona moral), así como consultar la documentación técnica, los instructivos y catálogos.

También tienes la opción de contratar el servicio de un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI, a fin de automatizar la emisión y recepción del complemento Carta Porte para el transporte de mercancías en México conforme a los requerimientos del SAT.

Actualmente, con el sistema GM3s ERP Software es posible generar el comprobante fiscal digital por Internet (CFDI 4.0) de tipo traslado con complemento Carta Porte para el tipo de traslado autotransporte.