Si los procesos de gestión de tu negocio te resultan demasiado lentos y complicados, el sistema de planificación de recursos empresariales (ERP) te ofrece un conjunto de soluciones a través de módulos integrales para que dichos procesos fluyan como lo requieres para el desarrollo y productividad de tu empresa: desde el control de inventarios, las compras y la elaboración de informes, hasta las ventas, la facturación y la toma de decisiones, entre otros procesos administrativos. La manera de visualizar el sistema ERP en tu negocio es conociendo su ciclo vital, que consiste en un serie de fases que puedes checar en el siguiente gráfico:
El ciclo vital del sistema ERP inicia con la fase en la cual reconoces el problema de agilizar y optimizar los procesos de gestión de tu negocio y decides adoptar dicho sistema como solución. Es entonces cuando debes plantearte los objetivos y alcances de tal decisión, y evaluar a los proveedores del sistema ERP, seleccionando al que consideres más viable para los intereses y propósitos de tu empresa.
Una vez seleccionado el proveedor y firmado el contrato, especificando condiciones, plazos, costo, requerimientos, etc, debes integrar el equipo de la empresa (dream team) que estará en estrecho contacto con el grupo de expertos del proveedor, para juntos analizar y diagnosticar los procedimientos de gestión del negocio y determinar las características y funcionalidades de las soluciones requeridas, así como para organizar, planear y dar seguimiento al proceso de implementación y puesta en marcha del sistema ERP.
Tras la fase de análisis, planeación y organización, viene lo mero bueno: la implementación del sistema ERP, ya sea simultánea (estrategia big-bang), implantando todos los módulos de solución a todos los procesos de gestión a la vez, o bien la estrategia progresiva, implantando los módulos, uno a uno, a cada proceso. Desde luego, la estrategia elegida dependerá del tamaño y requerimientos de tu negocio, en consonancia con tu proveedor.
La fase de implementación consta básicamente de los siguientes pasos, en cada uno de los cuales te acompañará el equipo de expertos del proveedor, de acuerdo con la planeación previa: instalación del sistema, migración de la información a la nueva base de datos, capacitación a usuarios finales y pruebas —tanto de funcionalidad como de simulación— del sistema.
Ha llegado la hora de la verdad: cuando el sistema ERP es puesto en marcha y liberado para quedar bajo el control de tu empresa. Entonces suelen surgir algunos inconvenientes de uso, funcionalidad y adecuación a los proceso de gestión que los mismos expertos del proveedor podrán ayudarte a resolver para su correcto funcionamiento.
Además, durante el arranque del nuevo sistema, debes empezar a evaluar su desempeño.
Como cualquier tecnología, para garantizar su buen funcionamiento, el sistema ERP requiere de un frecuente y adecuado mantenimiento, determinado por el número de usuarios y el volumen de operaciones, entre otros factores. Dicha labor consiste fundamentalmente en prevenir y corregir errores en la operación del sistema e incluso optimizarlo. Para ello, lo recomendable es contar con los servicios del mismo proveedor del sistema ERP, tanto para el mantenimiento, en general, como para el soporte técnico, en particular. Tales servicios puedes obtenerlos, por ejemplo, contratando un plan mensual.
Acorde con el desarrollo y las innovaciones, tanto de la tecnología como del mercado, lo mismo de tu negocio que global, eventualmente tu sistema ERP deberá evolucionar y renovarse siguiendo su ciclo vital, a fin de que tu empresa crezca y sea competitiva. Desde luego, en esta fase contarás también con las implementaciones y herramientas del proveedor, así como con sus servicios de capacitación y mantenimiento para las actualizaciones del sistema.
Con 30 de años de experiencia en el desarrollo de sistemas de planeación de recursos empresariales y 12 años desde su fundación, GM3s ERP Software cubre cada una de las fases del ciclo vital del sistema ERP en tu negocio, ya sea que lo implementes por primera vez o requieras renovarlo.
Para ello, contamos con los módulos que integrarán en Oracle Cloud los datos de cada uno de los procesos de gestión de tu empresa, a fin de agilizarlos y optimizarlos a favor del crecimiento de tu negocio, echando mano además de herramientas como la analítica de datos Qlik Sense, que convertirán tus datos en información útil para la toma de decisiones en tu organización.
Permítenos demostrarte las funcionalidades y eficacia del sistema GM3s ERP Software en el ciclo vital de tu empresa, contactándonos a través de las distintas vías de nuestra plataforma, incluyendo WhatsApp.
ventas@gm3s.com.mx, contacto@gm3s.com.mx
Para saber más del tema
Pablo González, Implantación de un Sistema ERP en una PyME.
Gráficos: Miguel Ángel Zarazúa
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