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Es indudable que el ambiente competitivo en el que se vive en el ámbito empresarial actualmente, requiere de promover los procesos y actividades de negocio que generan las ventajas competitivas de las compañías ante sus más fuertes competidores. Por esto, desde hace ya varios años, se ha dado mayor importancia a las Tecnologías de Información y su alineación con las estrategias del negocio para mejorar sus procesos clave de negocio. Prueba de ello, es el incremento tan sustancial de adquisiciones de paquetes de software empresariales tales como el ERP (Enterprise Resource Planning), con el cual los directivos de las compañías esperan tener integradas todas las áreas o departamentos de la compañía que apoyan para la generación de sus productos y servicios.
Hoy más que nunca las empresas requieren de herramientas que les proporcionen control y centralización de su información, esto con el fin tomar las mejores decisiones para sus procesos y estrategias de negocios. Los ERP son una solución robusta para aquellas empresas que buscan una solución universal a la centralización de su información.
La implementación de un sistema de ERP por lo general es largo y complejo, ya que implica rediseñar los esquemas de trabajo. Su implementación es de alto riesgo, ya que envuelve complejidad, tamaño, altos costos, un equipo considerable de desarrollo, además de inversión de tiempo.
En la mayoría de las empresas, se requiere remplazar la infraestructura existente, lo que implica inversión de capital adicional, especialización y hasta la posibilidad de parar el negocio temporalmente para la implementación: por otra parte es importante señalar que el grado de experiencia de los proveedores es un factor importante para el buen funcionamiento del sistema.
«La innovación es lo que distingue al líder de los seguidores».
Steve Jobs, Fundador de Apple.
Dejemos en claro qué es el ERP.-
Es un sistema integral de gestión empresarial que está diseñado para modelar y automatizar la mayoría de procesos en la empresa (área de finanzas, comercial, logística, producción, etc.). Su misión es facilitar la planificación de todos los recursos de la empresa.
Orton y Marlene (2004) definen a los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema que permite coleccionar y consolidar la información a través de la Empresa.
Reuther,D. (2004) en su artículo «Critical Factors for Enterprise Resources Planning System Selection and Implementation Projects within Small to Médium Enterprise» menciona que K.C. Laundon y J.P. Laundon, (2000) definen los sistemas de planeación de recursos empresariales (ERP) como un sistema de administración de negocios que integra todas las facetas del negocio, incluyendo planeación, manufactura, ventas y finanzas. El software ERP planea y automatiza muchos procesos con la meta de integrar información a lo largo de la empresa y elimina los complejos enlaces entre los sistemas de las diferentes áreas del negocio.
Lo más destacable de un ERP es que unifica y ordena toda la información de la empresa en un solo lugar, de este modo cualquier suceso queda a la vista de forma inmediata, posibilitando la toma de decisiones de forma más rápida y segura, acortando los ciclos productivos. Con un ERP tendremos la empresa bajo control e incrementaremos la calidad de nuestros servicios y productos. La implantación de un ERP conlleva la eliminación de barreras ínter departamentales, la información fluye por toda la empresa eliminando la improvisación por falta de información.
Para la gestión de proyectos es necesario controlar una serie de variables técnicas personalizables, que delimitan las características y complejidad de un proyecto controlado por el sistema. Estas variables deben poder exportarse a una hoja de cálculo desde la base de datos para que automáticamente se re-calcule el coste de cualquier nuevo proyecto, o también usarse como filtro para encontrar proyectos ya almacenados similares a estos nuevos para que puedan tomarse de base para copiarse y modificarse.
La necesidad de estas empresas es contar con un sistema ERP que sea además capaz de gestionar documentos electrónicos y almacenarlos (relacionados con los registros del mismo ERP) en carpetas secundarias específicas a cada proyecto y luego compartirlos con las funciones naturales del sistema. Esta funcionalidad es esencial para las empresas que utilizan los sistemas para gestionar proyectos.
La forma cómo están estructurados los datos debe permitir que se gestionen modificaciones múltiples para la realización de cada proyecto; es decir, cada proyecto debe tener varios índices. El software ERP debe permitir controlar los costes resultantes de cada modificación.
En una empresa puede haber uno o varios grupos de personas trabajando en dicho proyecto; por ello la necesidad de una herramienta con la capacidad de asegurar la comunicación entre los miembros del proyecto utilizando las funciones nativas.
Instalar un sistema en una gran compañía requiere mucho tiempo y recursos, sobretodo en el caso de un sistema desarrollado de forma interna o con alto grado de personalización. Por esa razón el momento de evaluar una solución es crucial para cualquier empresa, ya que allí se definirán los requerimientos a cubrir tomando en cuenta el costo total de propiedad (TOC, por sus siglas en ingles), que incluye la formación, instalación, personalización y mantenimiento de la herramienta, todo ello visto a lo largo del tiempo y acorde al plan estratégico elaborado por la dirección.
También cuando una empresa desarrolla un sistema en forma interna muchas veces comete el error de solo considerar el costo del desarrollo, pero no toma en cuenta el elevado costo de mantenimiento que necesitara posteriormente una solución desarrollada internamente.
Beneficios e impactos.-
Varios son los puntos de vista en cuanto a los diferentes beneficios que se esperan en una implementación de un ERP, así como los impactos que este tendrá en la organización.
Es importante mencionar que las diferentes marcas creadoras de software ERP (SAP, Oracle, etc.) tiene sus beneficios característicos. Sin embargo la mayoría de los ERP tienen en común varios beneficios: Aquí algunos de los beneficios que podrían adquirirse al implementar cualquiera de ellos:
Solo un sistema para manejar muchos de sus procesos comerciales
Integración entre las funciones de las aplicaciones
Reduce los costos de gerencia
Incrementa el retorno de inversión
Fuente de Infraestructura abierta
Éstos son simplemente varios beneficios que usted puede lograr al implementar un software ERP para su negocio. Por eso en GM3s Software le ofrecemos sistemas informáticos en la gestión empresarial, producimos un software para PYMES en México. Con más de 25 años de experiencia como proveedores de ERP, hemos logrado crear un sistema eficiente para el control de inventarios, operaciones de compra-venta, puntos de venta, servicios y producción, al alcance de tu mano.
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