¿Qué es un presupuesto? Sus 4 grandes ventajas para tu negocio

Saber qué es un presupuesto y cómo elaborarlo es uno de los procesos administrativos de tu empresa o negocio en los cuales GM3s ERP Software te puede echar la mano, con herramientas efectivas en la Nube, fáciles de usar desde cualquier dispositivo y lugar.

¿Qué es un presupuesto?

Para entender bien a bien qué es un presupuesto, no está de más saber que esta palabra de origen latino la conforman el prefijo pre, que significa “antes” y el vocablo suppositus, que significa “poner por debajo”. Así pues, un presupuesto es algo que se pone antes. Justo lo que debemos hacer frente a cualquier gasto o compra, tanto personal como —con más razón— de nuestra empresa o negocio.

De acuerdo con expertos, al elaborar cualquier presupuesto de gasto o compra, debes seguir esta fórmula de balance ideal: 50% para cubrir necesidades, 20% para ahorro y 30% para satisfacer deseos.

Ventajas de un presupuesto

Entre las grandes ventajas de elaborar un presupuesto, destacan cuatro:

Facilitar la utilización adecuada de los recursos.
Proporcionar eficiencia en las operaciones.
Ayudar al logro de una buena planeación de la empresa o negocio.
Mostrar los resultados que se obtendrán al poner en práctica dicha planeación.

Sin embargo, aunque elaborar presupuestos puede ayudarte a la buena gestión de tu empresa o negocio, eso no es todo. Tiene también algunas limitaciones, porque dichos documentos están basados en estimaciones y proyecciones, y si no se calculan bien, no obtendrás los resultados y beneficios esperados.

Por eso debes elaborar los presupuestos de ventas, compras y gastos de tu empresa analizando las estadísticas de estos rubros en años anteriores, a fin de conocer su comportamiento en el tiempo, según tu tipo de negocio.

Por otro lado, no debes dejar de lado que los presupuestos han de adaptarse y actualizarse constantemente, o podrías correr el riesgo de echar por la borda todo el trabajo realizado para la creación y crecimiento de tu empresa o negocio.

Tipos de presupuesto

Existen para tu empresa tres tipos de presupuesto: de ventas, de compras y de gastos; con ellos se conforma el presupuesto de efectivo.

Presupuesto de ventas

En este debes plasmar lo que estimas vender o tu objetivo de ventas de cada mes durante un año; normalmente ha de elaborarse a finales o principios de año y puede hacerse por las ventas globales de la empresa, sucursal, cliente, agente o artículo. Este presupuesto debemos compararlo contra las ventas reales para saber si llegamos, sobrepasamos o nos quedamos cortos con respecto a nuestro objetivo. Esta evaluación podemos efectuarla diaria, semanal o mensualmente, a fin de, con base en los resultados en tiempo real, tomar decisiones que nos lleven a cumplir el objetivo y así no esperar hasta final de año para verificar si se cumplió o no.

*Corresponde al presupuesto de ventas.

**Corresponde a las ventas reales.

***Corresponde a las ventas en comparación con el año anterior.

Presupuesto de compras

En este debes registrar lo que se estima comprar de producto terminado, materia prima o consumibles para tu empresa o negocio cada mes durante un año; también normalmente se elabora a finales o principios de año y pueden hacerse por las compras globales de la empresa, sucursal, proveedor, comprador o artículo. Asimismo, este presupuesto debemos compararlo contra las compras reales para saber si hemos comprado lo necesario, nos quedamos cortos o superamos el monto de las compras. Igualmente esta evaluación podemos efectuarla diaria, semanal o mensualmente, a fin de que, con base en los resultados, tomar decisiones que nos lleven a no sobre inventariarnos o comprar producto con nulo o poco movimiento.

*Corresponde al presupuesto de compras.

**Corresponde a las compras reales.

***Corresponde a las compras en comparación con el año anterior.

Presupuesto de gastos

En este debes consignar la estimación de gastos en servicios generales como renta de oficinas, agua, energía eléctrica, teléfono, internet, etc.; gastos operativos como nóminas, previsión social e impuestos, entre otros, al igual que gastos en consumos internos del negocio como papelería, agua, productos de limpieza, combustibles, etc., cada mes durante un año. Este presupuesto también normalmente se elabora a finales o principios del año, y puede hacerse por las gastos globales de la empresa, sucursal, acreedor, comprador o artículo. Asimismo debemos compararlo contra los gastos reales, a fin de saber si hemos gastado lo necesario, nos quedamos cortos o nos excedimos en las gastos. Esta evaluación asimismo podemos hacerla diaria, semanal o mensualmente, a fin de, con base en los resultados, tomar decisiones que nos lleven a no gastar más de lo presupuestado y así conservar el margen de utilidad de la empresa.

*Corresponde al presupuesto de gastos.

**Corresponde a los gastos reales.

***Corresponde a los gastos en comparación con el año anterior.

En paralelo a la elaboración del presupuesto de gastos, en GM3s ERP Software se cargan las órdenes de compra o pedidos a proveedores con partidas de gastos fijos, para el artículo o servicio en el que se ha de gastar, con fecha de entrega para cada quincena, mes, bimestre, trimestre o semestre, una vez al año, iniciando en enero o cada que inicie el proceso de un nuevo gasto fijo.

Estas órdenes sirven para alimentar en automático el flujo de efectivo con la cantidad de dinero que debemos tener para cubrir los gastos de cada mes. Asimismo, las órdenes de compra de productos tangibles alimentan el flujo de efectivo en forma automática. Por ello es indispensable llevar al día las órdenes de compra, con su fecha de entrega real, pues el sistema calcula fecha de entrega de acuerdo con las condiciones de pago del proveedor (30, 60, 90, 120 días) e ingresa ese importe al flujo de efectivo del mes de pago.

Además, estas órdenes de compra sirven para que el director de la empresa autorice su pago una vez al año y que el personal simplemente, cuando se genere el gasto real, extraiga esa partida, modifique la cantidad exacta de gasto, suba los archivos XML y PDF y así se realice el gasto, generando la CXP y el pre cheque.

Este proceso ordenado es para que nadie pague algo que no está autorizado.

Si estás interesado en participar en una demostración gratuita y saber más acerca de la elaboración de presupuestos de ventas, compras y gastos con el sistema ERP, escríbenos al correo electrónico contacto@gm3s.com.mx.

Presupuesto de efectivo

El presupuesto de efectivo, conocido también como presupuesto de flujo de caja o flujo de efectivo, es uno de los principales presupuestos que se elaboran dentro de una empresa o negocio. El objetivo principal de este documento es mostrar el pronóstico o previsiones de las futuras entradas y salidas de efectivo.

Para elaborar un presupuesto de efectivo, conviene conocer el ciclo básico del flujo de efectivo:

A continuación podemos observar un flujo de efectivo proyectado para 6 meses, donde claramente se ve que, en diciembre de 2021 y enero de 2022, los números finales de cada uno de esos meses fueron positivos, porque tuvimos pedidos para los próximos meses.

En este modelo, si no aumentamos las ventas, caeremos en problemas de flujo para solventar nuestras obligaciones.

En la siguiente tabla, si la empresa es de producción textil, se agrega el rubro maquileros.

Ahora bien —como ya decíamos—la importancia de elaborar un presupuesto reside en que te permite conocer anticipadamente la futura disposición de efectivo, para poder tomar decisiones que afectarán a tu empresa o negocio en un periodo de tiempo relativamente corto.

Así pues, el presupuesto de efectivo debe elaborarse tomando en consideración como rango un periodo de tiempo determinado, es decir, podemos hablar de presupuestos de efectivo mensuales, trimestrales o incluso anuales.

Objetivos del presupuesto de efectivo

El presupuesto de caja o de efectivo persigue los siguientes objetivos:

Determinar la situación de la caja de una empresa o negocio al final de cada periodo.
Identificar si va a haber excedentes o déficits de efectivo en algún momento, para tomar las medidas correctivas necesarias.
Establecer si existen requerimientos de efectivo y, por lo tanto, de financiación en algún momento del periodo que abarque el presupuesto.
Coordinar el efectivo que maneja una empresa o negocio con otros aspectos financieros del mismo, como, por ejemplo, los gastos o las inversiones que se pretendan realizar.

El presupuesto de efectivo está directamente relacionado con los presupuestos de ventas y presupuestos de Gastos y Compras; por ello, no es extraño que sean documentos elaborados a la vez, o bien que el primero se elabore una vez que se tienen claras las previsiones totales de ingresos y gastos. Así pues, resulta prácticamente imposible un presupuesto de efectivo si no se tienen los otros dos documentos actualizados.

Además, el resultado del presupuesto de caja puede ser un excedente de efectivo o por lo contrario, un déficit del mismo.

GM3s ERP Software te facilita la elaboración de presupuestos

Para elaborar tus presupuestos de manera fácil y efectiva, GM3s ERP Software te ofrece, las herramientas necesarias en los módulos de Ventas, Compras, Gastos y el de Tesorería, que juntos llevaran tus presupuestos al día, para que tomes las decisiones necesarias, a fin de hacer crecer tu negocio de forma controlada y conservar los márgenes de utilidad en tu empresa.

Todo esto y más en la Nube, por medio de cualquiera de tus dispositivos conectados a Internet (computadora, tableta o teléfono celular), desde cualquier lugar que te encuentres.

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