Las MIPYMEs y los sistemas de información financiera. En 8 pasos. (Paso 1)

Marzo 2012
Por C.P. Gustavo González Peña

Introducción.

Los sistemas de información financiera, en los negocios MIPYME. En 8 (Ocho) pasos.

En esta serie de artículos conoceremos de: sistemas, información, finanzas y de estos combinados, hasta llegar a un sistema de información financiero; a quien le interesa, para que los usan, como se relacionan con una aplicación administrativa y de como tomar decisiones para la consolidación y el desarrollo del negocio.

Para identificarlos fácilmente y sacar el máximo provecho en el día a día de la operación de nuestra empresa, para reducir costos y gastos, incrementar la utilidad y con base en la inversión inicial, aumentar la rentabilidad.

De como se relaciona un sistema de información financiera con el modelo de planeación de recursos para el negocio de un “ERP” (en adelante, de la sigla del término en inglés «Enterprise Resource Planning»).

Los ocho pasos a seguir con esta serie:

1. 1. Identificando y entendiendo los sistemas.
2. 2. Qué es la información.
3. 3. Comprender qué es un sistema de información.
4. 4. Entender las finanzas y como trabajan para nosotros.
5. 5. Saber como se forma un sistema de información financiera.
6. 6. Conocer a los usuarios.
7. 7. La tomar de decisiones de negocio.
8. 8. Aprovechar los sistemas de información financieros en las MIPYME.

Paso I. Identificando y entendiendo los sistemas.

En nuestra vida diaria nos encontramos a cada paso con sistemas, de todo tipo, en lo personal, profesional, empresarial, como país y a nivel internacional, por ejemplo el: sistema educativo; sistema de salud; sistema digestivo; sistema financiero; sistema político; sistema social; sistema ERP; sistema bancario; sistema de transporte colectivo; sistema de comunicación, la red social; la red digital; el Internet, solo por dar algunos ejemplos de sistemas.

¿Qué son los sistemas?
Los sistemas en su acepción mas sencilla, son un conjunto de elementos relacionados e interrelacionados entre si, que persiguen un fin común.

Para entenderlos debemos analizarlos y descomponerlos en elementos básicos a través de un modelo que nos permita estudiarlos, reproducirlos y entenderlos, conservando siempre sus partes esenciales.

Por ejemplo en el caso de un sistema de información en un negocio, tenemos elementos como los programas de cómputo; el equipo para utilizarlos; las personas que los controlan y los operan; los servicios profesionales de negocio y técnicos que aseguran su funcionamiento y la obtención de reportes para los interesados. Este es un buen ejemplo para entender como se integran, como se relacionan y que fin persigue un sistema.

Debemos estar consientes de los sistemas que nos afectan y que nos interesan para ponerlos a trabajar a nuestro favor y obtener el máximo provecho de ellos.

Una MIPYME (de la sigla del término Micro, Pequeña y Mediana empresa) es un sistema, que se compone de distintos elementos: financieros, económicos, materiales, tecnológicos y humanos. Estos estos se integran a través del proceso administrativo y persiguen un objetivo que es el satisfacer una necesidad y por ende generar riqueza y bienestar.

La actividad en un negocio, nos permite identificar distintos procesos: el de ingresos, el de egresos, el financiero, el de fabricación, el de personal y el de calidad, entre otros.

Los procesos deben ser integrados, monitoreados, controlados y comparados con el objetivo del negocio para identificar logros, desviaciones y su plan de corrección.

Una herramienta de negocio, que es también un sistema, en este caso administrativo y que facilita el control, la planeación y la toma de decisiones a los usuarios, es el sistema “GM3s ERP® Software”. Esta aplicación integra al conjunto de procesos de una compañía, como vender, comprar, almacenar, inventariar, contabilizar y emitir reportes financieros y estadísticos.

El primer paso estratégico en una MIPYME es el tener claro que compone a su compañía, ya que en estas primeras fases el dueño desarrolla mas de un proceso, sin embargo al crecer el negocio a cada proceso se le asigna a una o mas personas y estas actividades deberá integrarlas a través del proceso administrativo que se compone de la dirección, la organización y el control, piezas fundamentales para el éxito de un empresario y su negocio.

En un sistema se puede obtener retroalimentación del resultado del proceso y este comparado con el objetivo nos permite conocer con que precisión se ejecutó la operación y si requiere de algún ajuste, pero también nos permite anticipar el resultado esperado, ahorrando recursos.

¿Conoces los sistemas que componen tu empresa?, ¿Conoces como se controlan estos sistemas?.

Escríbenos y con gusto te ayudaremos a desmembrarlos en sus partes y darte soluciones para controlarlos.

Nos vemos en el siguiente paso.