![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-1.jpg\")
<\/p>\n<\/p>\n
Si tu micro, peque\u00f1a o mediana empresa (MIPYME) est\u00e1 enfrentando problemas financieros, posiblemente se deba a la carencia de una pol\u00edtica de gastos automatizada, es decir, a que la gesti\u00f3n de estos desembolsos la realizan los empleados manualmente, con los inconvenientes que supone llevar a cabo el proceso de esa manera.<\/p>\n
A partir de la gu\u00eda C\u00f3mo crear una pol\u00edtica de gastos eficiente<\/em>, publicada por Emburse Capio, una compa\u00f1\u00eda de soluciones para el proceso de gastos corporativos, te planteamos cu\u00e1les son los beneficios y ventajas de aplicar una pol\u00edtica de gastos automatizada, cu\u00e1les son los puntos que debes considerar para definir esa pol\u00edtica, qu\u00e9 debes evitar al crearla y cu\u00e1les son los 5 pasos que debes seguir para establecerla.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Debido a que la implementaci\u00f3n de una directriz interna como es la pol\u00edtica de gastos afecta, en mayor o menor medida, a todo el personal, es preciso hablar con el mismo, a fin de escuchar (puede ser mediante una encuesta) y tomar en cuenta sus puntos de vista y obtener su retroalimentaci\u00f3n acerca del proceso.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Este paso debe efectuarse a partir de la respuesta a las siguientes preguntas:<\/p>\n \u00bfCu\u00e1l es el objetivo con la nueva pol\u00edtica de gastos?<\/p>\n \u00bfCu\u00e1l es el alcance?<\/p>\n \u00bfCu\u00e1nto se invierte en gastos de viajes?<\/p>\n \u00bfExisten distintos roles dentro de la organizaci\u00f3n con gastos diferentes?<\/p>\n \u00bfQui\u00e9n gestiona los gastos? \u00bfSe cuenta con un gerente de viajes (travel manager<\/em>)?<\/p>\n \u00bfC\u00f3mo se pasan los gastos al d\u00eda de hoy?<\/p>\n \u00bfCu\u00e1l es la opini\u00f3n de nuestros empleados en cuestiones de movilidad? \u00bfSabemos qu\u00e9 les frustra?<\/p>\n \u00bfQui\u00e9n es el encargado de revisar los gastos?<\/p>\n \u00bfCu\u00e1nto tiempo emplea?<\/p>\n \u00bfDispones la empresa de veh\u00edculos?<\/p>\n \u00bfSe usan tarjetas corporativas?<\/p>\n \u00bfSe cuenta con agencia de viajes?<\/p>\n \u00bfSe trabaja con alg\u00fan proveedor de este servicio?<\/p>\n \u00bfSe invita a los viajes a clientes u otras personas?<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 tipo de gastos no est\u00e1n autorizados?<\/p>\n \u00bfSe gestionamos distintas pol\u00edticas con base en pa\u00edses o convenios?<\/p>\n \u00bfQu\u00e9 sistemas contables se utilizan en el proceso de gesti\u00f3n de<\/p>\n gastos?<\/p>\n \u00bfPueden los viajeros solicitar anticipos para sus gastos de viaje?<\/p>\n <\/p>\n Transportaci\u00f3n:<\/strong> costes de boletos de avi\u00f3n, taxis y transporte p\u00fablico, o bien costes de combustible, peaje, mantenimiento, desgaste y seguro de veh\u00edculos.<\/p>\n Vi\u00e1ticos:<\/strong> gastos en alimentaci\u00f3n y otros.<\/p>\n Estancia:<\/strong> gastos en alojamiento.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n M\u00e9todos de pago<\/strong><\/p>\n Efectivo<\/p>\n Tarjeta corporativa<\/p>\n Tarjeta para combustible<\/p>\n Tarjeta personal<\/p>\n Anticipo<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n L\u00edmites de gastos<\/strong><\/p>\n Gastos editados (modificados o alterados) por el empleado.<\/p>\n Gastos retrasados.<\/p>\n Comprobantes obligatorios.<\/p>\n Importe m\u00e1ximo y fechas espec\u00edficas para el gasto.<\/p>\n Gastos de fin de semana y d\u00edas festivos.<\/p>\n Distancias m\u00e1ximas para el gasto.<\/p>\n Restricci\u00f3n del m\u00e9todo de pago por tipo de gasto.<\/p>\n L\u00edmite de comprobantes diarios por categor\u00eda.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Pol\u00edtica de gastos en viajes internacionales<\/strong><\/p>\n L\u00edmites en gastos en alimentaci\u00f3n, hospedaje y otros.<\/p>\n Cabio de divisas: establecer en qu\u00e9 moneda se pagar\u00e1 el gasto y calcular autom\u00e1ticamente el tipo cambio, de acuerdo con la normativa y requisitos de cada pa\u00eds.<\/p>\n Contrataci\u00f3n de seguros del viajero y m\u00e9dico para quien lo requiera.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Flujo de aprobaci\u00f3n de gastos<\/strong><\/p>\n Un comprobante de gastos debe pasar por un flujo o proceso de aprobaci\u00f3n (workflows<\/em>) que consta de distintas etapas hasta su aprobaci\u00f3n final.<\/p>\n Cada etapa del flujo debe tener un supervisor con determinados permisos para dar luz verde, a fin de que el comprobante de gastos pase a la siguiente etapa.<\/p>\n El supervisor de cada etapa puede aprobar, denegar o aprobar parcialmente el comprobante de acuerdo con la pol\u00edtica de gastos de la empresa.<\/p>\n En cada etapa, el supervisor de la misma puede incluir alertas concretas para avisar de posibles irregularidades.<\/p>\n \u00a0<\/strong>Los flujos pueden ser para la aprobaci\u00f3n de informes, anticipos o viajes.<\/p>\n <\/p>\n Integra las herramientas para implementar tu pol\u00edtica de gastos, automatiz\u00e1ndola al m\u00e1ximo, a fin de liberar tiempo de todos tus empleados.<\/p>\n Para la integraci\u00f3n y automatizaci\u00f3n puedes utilizar como herramientas:<\/p>\n Un sistema de planeaci\u00f3n de recursos empresariales (ERP), como GM3s ERP Software.<\/strong><\/p>\n Herramientas de gesti\u00f3n interna.<\/p>\n El procedimiento de autentificaci\u00f3n de usuario \u00fanico, Single Sign On (SSO).<\/p>\n Conciliaci\u00f3n de tarjetas bancarias.<\/p>\n Automatizaci\u00f3n de flujos de aprobaci\u00f3n y alertas para el cumplimiento de la pol\u00edtica de gastos en tiempo real.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Comunica con anticipaci\u00f3n y de manera clara la nueva pol\u00edtica de gastos de tu empresa.<\/p>\n Coloca la pol\u00edtica en un lugar visible y accesible.<\/p>\n Peri\u00f3dicamente publica recordatorios de la pol\u00edtica.<\/p>\n Pregunta a tus empleados su opini\u00f3n acerca de la nueva pol\u00edtica.<\/p>\n Concientizar y alinea al personal de todos los niveles para que comprometan con el cumplimiento de la pol\u00edtica.<\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n <\/p>\n Para el problema de implementar una pol\u00edtica de gastos en tu MIPYME, el sistema de planeaci\u00f3n de recursos empresariales GM3s ERP Software<\/strong> te ofrece como soluci\u00f3n el M\u00f3dulo Gastos<\/strong>, cuyas caracter\u00edsticas puedes consultar aqu\u00ed<\/span><\/a>.<\/p>\n Si quieres saber acerca de otras soluciones que te ofrece el sistema GM3s ERP Software<\/strong>, cont\u00e1ctanos a trav\u00e9s de las distintas v\u00edas de nuestra plataforma, incluyendo WhatsApp, y s\u00edguenos en nuestras redes sociales.<\/p>\n gm3s.mx<\/a><\/span><\/p>\n ventas@gm3s.com.mx<\/a><\/span><\/p>\n contacto@gm3s.com.mx<\/a><\/span><\/p>\n Facebook<\/a><\/span><\/p>\n Instagram<\/a><\/span><\/p>\n Linkedin<\/a><\/span><\/p>\nBeneficios y ventajas de una pol\u00edtica de gastos automatizada <\/strong><\/h5>\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-2-300x300.jpg\")
<\/p>\nBeneficios financieros:<\/strong><\/h6>\n
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![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-3-300x300.jpg\")
<\/p>\nVentajas para la productividad:<\/strong><\/h6>\n
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![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-4-300x300.jpg\")
<\/strong><\/p>\nBeneficios para los empleados:<\/strong><\/h6>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-5-300x300.jpg\")
<\/p>\nVentajas legales:<\/strong><\/h6>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-6-300x300.jpg\")
<\/strong><\/p>\nPuntos para tener en cuenta a fin de definir una pol\u00edtica de gastos:<\/strong><\/h5>\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-7-300x300.jpg\")
<\/h5>\n<\/h5>\n
<\/h5>\n
Qu\u00e9 debes evitar al crear tu pol\u00edtica de gastos:<\/strong><\/h5>\n
\n
Los 5 pasos para crear tu pol\u00edtica de gastos<\/strong><\/h5>\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-8-300x300.jpg\")
<\/h6>\n\n
Escucha a tus empleados<\/strong><\/h6>\n<\/li>\n<\/ol>\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-9-300x300.jpg\")
<\/p>\n2. Analiza los datos<\/strong><\/h6>\n
3. Define punto por punto<\/strong>
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-10-300x300.jpg\")
<\/h6>\n![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-11-300x300.jpg\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-12-300x300.jpg\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-13-300x300.jpg\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-14-300x300.jpg\")
<\/p>\n![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-15-300x300.jpg\")
<\/h6>\n\u00a04. <\/strong>Integra y automatiza<\/strong><\/h6>\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2023\/11\/Automatizaci\u00f3n-16-300x300.jpg\")
<\/p>\n\u00a05. <\/strong>Comunica y concientiza<\/strong><\/h6>\n
![\"\"](\"https:\/\/gm3s.mx\/gm3s\/wp-content\/uploads\/2022\/04\/Gastos-GM3s-1.jpg\")
<\/p>\n