Módulo de Compras
Proceso de compras en GM3s ERP Software
GM3s ERP Software satisface las necesidades de tu empresa y se adecua al proceso de tu negocio, para que las operaciones sean más agiles y realices más transacciones cada día en cualquier modelo de compra, para que se mantengan tus inventarios óptimos y no pierdas ventas por no tener producto o pierdas al tener invertido producto que no se vende.
1.- Configura tu Sistema GM3s ERP Software
Mediante configuraciones al sistema puedes convertir las políticas de tu empresa en reglas de negocio que se respetan y no hay forma que se desvíen o se violen. En ellas se puede activar o desactivar funciones específicas, restringir accesos a modificar costos y descuentos acordados previamente con tu proveedor, hacer que ciertos documentos no avancen el proceso hasta que alguien con permiso los analice y autorice, asignar costos a pactados con proveedor por cada artículo y que cada comprador pueda modificar o no el costo o modificar solo cuando es hacia abajo el costo etc. para que nadie altere tus costos de compra y se mantenga el margen de ganancia establecido por ti.
El sistema GM3s ERP Software opera con Series de Compra, a cada una se le pueden dar configuraciones diferentes y manejar solo ciertos Documentos para que el proceso se adapte a diversas formas de compra como son:
- Compra por reabastecimiento diario
- Compra por reabastecimiento por máximos y mínimos.
- Compra por Planeación de Producción Textil.
2.- Captura catálogos de Proveedores y políticas de compra de artículos
El catálogo de proveedores puede ser importado en segundos desde una plantilla de Excel, con todos los datos principales fiscales, direcciones, sucursales, direcciones de sucursales. Adicionalmente se le pueden capturar datos básicos:
- Dirección Fiscal
- Direcciones de entrega
- Sucursales y sus direcciones de entrega
- Directorio de contactos del proveedor
- Correo y/o correos de envío de órdenes de compra
- Costos por articulo por proveedor, tiempos de entrega y cantidad mensual que puede surtir.
- Adjuntar archivos: documentación importante para el archivo del Proveedor como contratos, pagares, RFC, Estados de cuenta.
- Propiedades Financieras: para agilizar el pago de sus compras, Cuenta de la cual deposita usualmente
- Banco al cual se le transfiere usualmente
- Método de pago usualmente
- Método del pago del SAT
- Forma de pago del SAT
- Uso de CDFI del SAT
3.- Genera Documentos
Se puede realizar cualquier combinación entre estos documentos:
- Cotización Proveedor
- Pedido (orden de compra)
- Remisión (recepción de materiales)
- Devolución
Y documentos Fiscales como son:
- Compra
- Nota de Crédito por Devolución o Bonificación
- Anticipo de pago
Cada documento:
- Puede ser importado, copiado, realizado manual, impreso, autorizado, surtido o surtirlo parcialmente, cancelado, eliminado.
- Puede ser impreso en formatos estándar o personalizados en PDF.
- Le hacemos la vida más fácil al usuario, ya que puede importar partidas desde un archivo de Excel y generarlo en segundos, lo que hace inmediato hacer cotizaciones, pedidos, remisiones o compras.
- Cada usuario de acuerdo a sus permisos podrá modificar o no, costos, recibir producto de regalo y también en base a sus permisos podrá o no ver utilidades, lo que garantiza que solo personas autorizadas puedan evaluar utilidades y autorizar el proceso.
- Contiene un centro de mensajes para que todo lo relacionado al documento entre los diversos usuarios quede registrado.
- Se pueden adjuntar archivos en los formatos más comunes, Excel, Word, Power Point, BMP, JPG, PDF etc. estos quedan en base de datos y refuerzan el proceso de compra, ya que pueden ser evidencia de aceptación de condiciones, recibo de mercancía, etc.
- Guarda el tiempo de elaboración de cada uno, lo permite evaluar la productividad de cada usuario y compararlo contra otros.
- Tiene un tracking hacia atrás y/o adelante que nos dará el tiempo de proceso de compras de cada operación lo que permite evaluar a la empresa y cada día mejorar los tiempos de proceso, todo esto encaminado hacia una mejor atención al Proveedor y un proceso de certificación de calidad.
- Tener un catálogo que nos muestre del total de documentos pendientes de avanzar al siguiente proceso: ejemplo Backorder de pedidos pendientes de recepcionar.
- Se pueden exportar todas las partidas para analizar y enlazarlo con otros sistemas.
4.- Afectaciones a otros módulos:
- Al subir el XML y PDF viaja al SAT y verifica que sea un comprobante vigente y valido, se verifica en la base de datos que no este ligado a otro documento y evita que se duplique el pago.
- Afecta la existencia de la bodega configurada para la serie de Compra (remisión o compra)
- Cada documento surte el documento anterior ejemplo Pedido Surtido -> Compra
- Crea la cuenta por pagar del Proveedor con su fecha de vencimiento según los días de crédito
- Disminuye el crédito disponible con el Proveedor
- Crea un Pre cheque en Tesorería para después hacerlo cheque, transferencia u orden de pago.
5.- Analiza tu información en sistema.
5.1 Análisis x Documentos:
De todos los documentos en su catálogo correspondiente, se pueden reportar información y exportar a Excel:
- Cantidad de documentos realizados, importe de los documentos.
- Filtrados por cualquier campo: Proveedor, serie de facturación, agente comprador, proyecto, etc.
- Importe de costos, costos unitarios.
- Tiempo promedio de creación del documento.
- Usuario que realizo y modifico.
De cada una de las partidas que forman los documentos se puede analizar: Backorder, compras, utilidades, piezas y consolidar por:
Compras por Proveedor, agente comprador, serie de compra, articulo, proyecto y cualquier agrupador de características que contenga el artículo. Siempre con la seguridad y la personalización por cada usuario.
Del Backorder se puede sacar un presupuesto futuro en dinero de lo que se comprara, tomando en cuenta la fecha de entrega del proveedor más los días de crédito del proveedor no dará en que fecha probable que necesitemos pagar la cuenta, y así hace el concentrado mensual de todos los pendientes de recibir.
Todo esto y más para que controles a sus compradores, analices tus resultados, mejores tus procesos de compra, mantengas tus inventarios óptimos e incrementes tus ganancias.
5.1 Análisis en el Módulo de inteligencia de negocios:
Apoyado de Qlik Sense tendrás el análisis de tu información de forma gerencial en tiempo real y sin hacer nada, con esto evitas tiempo de usuario generando reportes, la información siempre está al día y puedes tomar decisiones con información verídica, grafica, segmentada, comparada y con los indicadores necesarios para cada una de tus áreas.
Así los usuarios serán mas eficientes y todo el tiempo estarán monitoreando la información y no esperarse al cierre de mes, siempre podrán ver la gráfica de Pareto de Proveedores o artículos, la existencia, los productos mas comprados, los menos comprados, el rating de surtido de pedidos y mucho más.